2016年9月20日，工程咨询公司完成对公司存量纸质档案的抢救性保护和数字化加工并顺利通过使用验收。

      档案数字化加工项目原计划工期为20个月。接到任务后，工程咨询公司一方面探索优化工序，另一方面认真组织力量，从各个部门抽调精干工作人员组成专门的工作小组，加强岗前培训，提高责任意识，采取激励手段，保证涉密安全，工作小组克服时间紧，业务量大、要求高的困难，提前8个月高质量完成了文书档案268433张、科技档案1363706张、各类图纸65609张等的扫描挂接任务，为公司档案信息化管理工作奠定了坚实的基础。

      前段时间，我们专门采访了工程咨询公司总经理王航和副总经理尚泽宇，详细了解了工程咨询公司档案数字化加工项目实施全过程。今天，我们将试图利用拙笔来解读项目实施背后的汗水和故事。

“即便是头一回做也要做好！”

      2015年8月，按照《水利档案工作规范化管理综合评估办法》对“存量纸质档案数字化、增量档案电子化”的要求，公司正式启动了档案数字化加工项目，主要工作内容是在前期档案管理系统建设的基础上，利用现代信息技术的有力支撑，对公司档案室3万余卷存量档案进行全文数字化扫描和数据挂接，建立全文数据库，逐步实现对公司档案借阅、利用的全程信息化。

      这是一件看似简单，实则精细化和保密性要求非常高的工作任务，其重要意义在于通过对公司成立20多年来形成的纸质档案进行抢救性收集和保护，进一步盘活档案存量和增量，从而全面提高档案使用率和工作效率。经万家寨公司领导班子研究决定，该项目委托工程咨询公司承担。

      正如采访刚开始副总经理尚泽宇提到的，对于工程咨询公司来说，这确实是一个从未涉足过的领域。但困难面前工程咨询人没有退缩，高度自觉的大局意识和谋实事，勇担当，重实干的工作作风再次得到充分发挥。

      （话外音）工程咨询公司总经理王航，“虽然我们是头一回承担此类工作，但咨询公司一贯倡导要做就做好的工作理念。所以，从一开始我们就高度重视此项工作，本着锻炼队伍，积累经验的初衷，公司上下决心全力以赴，想尽一切办法，确保项目按期保质完成。”

      没有实际经验，他们首先深入山西省几家先行开展档案数字化加工工作并取得成功经验的单位调研学艺，通过兄弟单位工作人员对档案数字化加工工作的过程回忆和结果演示，他们详细了解项目实施工序、流程和注意事项。他山之石，可以攻玉。开放式的对外“求学”大大缩短了熟悉掌握业务操作规程的时间。

      没有足够人手，他们就采用先进的矩阵式项目管理方式，从各个部门抽调工作责任心强、作风扎实、熟悉计算机技术、学习能力强的工作人员组成专门的工作小组，并及时对所有人员进行集中培训，使大家很快具备了上岗条件。

      于是，一场事关公司档案信息化管理水平提高和工程咨询人提高现代化知识技能的练兵战役正式打响！

 “无论如何都要保证进度和质量！”

      2015年国庆节过后，经过精心布网，认真调试，搭建数字化加工平台，档案数字化自主加工在实战化的讲授培训中、能者为师的帮学中、人人参与的演练中展开。

      档案数字化加工项目工序主要包括案卷拆装、档案扫描、图像处理、电子文件挂接、档案还原、档案入库及档案安全等7个大的环节，这是一个环环相扣，相互制约，相互影响的工作流程。各流程的质量相互保障、相互促进。因此，严谨细致、一丝不苟的精耕细作是档案数字化加工工作的基本要求，容不得半点虚假马虎。

      工作小组成员来自各个不同的部门，不同的岗位，不同的工作地点，日常工作中还都有相应的其他业务要做，有一点相同的是对于档案数字化加工业务都非常生疏。但为了能够早日实现工作目标，每一位成员抱着多干一点，多学一点的心态，默默无闻、争分抢秒地投入此项工作中。

      谁说“隔行如隔山”，他们在干中学，在做中比；谁说年轻与久远的档案无缘，年轻就是现代，年轻就要担当，使现代信息技术与档案工作深度融合他们责无旁贷。超大幅面档案、纸质老化档案的数字化，正彰显年轻一代档案人应用现代化办公软件的能力和朝气蓬勃的干劲。

      然而，经过前三个月的实践，尽管大家付出了，但工作效率与工作质量却有点不尽如人意，每天人均产量只有700-800页，全天总产量也只有5000-6000页，图像质量上也偶尔出现失误。如何转变观念，采取措施，确保工期成为摆在工程咨询公司领导面前的一个难题。

      （话外音）工程咨询公司副总经理尚泽宇，“当时遇到这些困难的时候，我们班子感觉只要是公司交给我们的任务，无论困难多大，我们都要保证进度和质量！”

      经过领导班子集体讨论，决定采取先进的项目管理方式。他们首先从社会临时招聘了有一定经验、可靠的5-6名工作人员，同时将工作组果断拆分为两个小组，由一个小组专门承担档案借阅、拆装、扫描任务，以此确保数量，而另外一个小组则专门负责图像挂接和结果复核，以此来确保质量。为彻底激发大家的工作主动性和积极性，他们采取了“先易后难”的工作策略和“计件奖励”的激励手段，期望使工作数量和质量得到进一步的提高。

      果然，这两个大招起到了立竿见影的作用！从2016年4月，在各项其他业务相继恢复的同时，在公司档案室的监督下，工作小组成员合理利用工作时差加班加点，保质量的前提下抢进度。那段时间小伙子姑娘们真的疯了！在档案文件的扫描中，他们时时严格要求着自己，为了每一页面信息的完整真实，大家不惜返工。在数据的质量检验中，为了每一个数据项赋值的正确无误，为了每份文件扫描的真实完整，质量检验逐条逐项逐份逐页的审核，勇敢地对懈怠说不。公司规定上午8:00上班，可是6:30档案数字化自主加工室的灯就亮了，下午18:00下班，可是直到深夜24:00居然还有人主动留在加工室。每个周末，每个法定假期进入加工室，都能听到手指叩击键盘的敲打声此起彼伏，都能看到扫描仪还在不知疲倦地工作。为了扫描完一卷档案，他们忘记了饥肠辘辘；为了多著录一份文件目录，他们舍弃了很多年轻人该有的花前月下……档案数字化是一项实实在在的工作，它需要一字字的录入，一页页的扫描，每一流程的完成都是精力和时间的凝聚。他们舍弃休息时间，快马加鞭与时间赛跑；他们迎难而上，战胜身体的不适；他们经历完成本职业务工作与数字化任务的磨合兼顾，只用短短四个月时间就完成了全部的工作任务！

      值得一提的是，在档案数字化加工过程中，有些档案资料由于年代久远，或者当时的施工环境所致，不可避免地出现纸张泛黄脱落、磨损撕裂等现象。为了抢救这些弥足珍贵的资料，工作小组成员在全部完成其他档案材料加工以后，集中人力物力，对资料进行了认真细致的修补和恢复。“专心致志，以事其业”，这就是工程咨询人的敬业精神；不惧挑战，顽强拼搏，坚韧执着，默默奉献，这就是工程咨询人的风采。

 “只要涉密，没啥说的，必须安全！”

      不熟悉业务的大部分人也许不知道，档案数字化加工中的保密工作是项目实施过程中非常重要的一个环节。工程咨询公司总经理王航介绍，“在整个过程中，我们高度重视档案保密工作，还是一句话，只要涉密，没啥说的，必须安全！”

      从承接此项工作开始，工程咨询公司就对档案保密和过程保密进行了严格的规定。每名工作人员上岗前，都要与公司签订严格的保密协议和操作协议。每次进入加工室之前，每个人必须将手机、水杯和U盘等存储工具留在加工室之外。同时，为进一步加强安全工作，他们在加工室还设置了监控系统，将监控权交在万家寨公司档案室管理人员手中，并定期查阅监控录像，及时征求档案室管理人员意见，有问题立即纠偏，从而有效保证了数字化加工过程中的安全保密工作。

      2016年9月20日，经过万家寨公司办公室、计划经营部、安全技术部的认真审查，该项目顺利通过验收。工程咨询人用自己的智慧与努力，以踏踏实实的脚步践行了“爱岗敬业、敢于担当、开拓创新”的工作要求，为今后走向市场培养了专业人才，拓展了业务领域，向公司交上一份满意答卷的同时，也蹚出了真正属于自己的又一条发展路子。